Gestionnaire Administratif - Commune de Nice H/F - 06

Au sein de la Direction des Seniors, de l'Animation et des Associations, le service de la vie associative gère un réseau de 9 maisons des associations réparties sur l'ensemble du Territoire (gestions du portail des associations et de l'académie du bénévolat - 478 associations adhérentes).

Au sein de l'association Accompagnement et Répit des Aidants (A.R.A), vous serez en charge de l'accueil et du renseignement aux associations, de la gestion des fichiers et des bases de données, de la tenue de l'agenda, du standard téléphonique et du classement. Vous assurerez également le tri, l'enregistrement informatique et le suivi du courrier " arrivée " et " départ " du service. Vous rédigerez des réponses aux requérants et veillerez à la bonne gestion administrative du service.

Vos missions principales seront :

* Le secrétariat du service :
- Vous accueillerez directement et téléphoniquement et renseignerez les associations ;
- Vous renseignerez et orienterez les administrés et les autres services municipaux dans leurs relations avec le service de la vie associative ;
- Vous gérerez les appels entrants et sortants ainsi que les boîtes mails du service ;
- Vous accueillerez le public associatif et délivrerez des renseignements sur le réseau associatif niçois ;
- Vous dactylographierez et mettrez en forme diverses notes et courriers ;
- Vous élaborerez les programmes d'activités des maisons MDAS ;
- Vous recenserez chaque mois les associations nouvellement créées pour l'envoi du Welcome courrier ;
- Vous suivrez et mettrez à jour divers tableaux (travaux, boîtes aux lettres et casiers, réclamations de documents officiels associatifs, cartes adhérents, etc.).

* L'adhésion et le renouvellement :
- Vous préparerez les dossiers de demandes d'adhésion, prendrez les rendez-vous et assurerez le suivi administratif des dossiers ;
- Vous numériserez et mettrez en ligne les documents associatifs officiels nécessaires au service ;
- Vous mettrez à jour la base de données informatiques " Planitech ", les dossiers papiers et les tableaux de suivi.

* La gestion du courrier :
- Vous trierez, enregistrerez informatiquement et suivrez le courrier " arrivée " et " départ " du service ;
- Vous suivrez le circuit de signature et effectuerez le classement ;
- Vous préparerez les publipostages pour les différentes actions du service (renouvellement des adhésions, événements, etc) ;
- Vous gérerez le logiciel métier.

* La gestion des fournitures de bureau et du mobilier :
- Vous centraliserez et gérerez les commandes pour le service et les Maisons des Associations.

Vos missions secondaires seront :
- Vous tiendrez l'agenda de la coordinatrice du réseau associatif ;
- Vous élaborerez les factures en l'absence du régisseur ;
- Vous gérerez le Portail des Associations en l'absence de la gestionnaire des associations, y compris la messagerie et les actions de communication (newsletter et publications d'articles sur le Facebook du Portail des Associations).