Chargé·e du Conseil d'Administration H/F - 06

La Direction des affaires juridiques, institutionnelles et de la modernisation comporte 3 services : 1 Service des affaires juridiques, 1 Service des affaires institutionnelles et 1 Service des affaires générales et de la modernisation. La Direction est chargée de traiter l'ensemble des problématiques de droit rencontrées par l'établissement. Elle gère les contentieux, les conventions, la Section disciplinaire enseignants, le suivi des assurances, la prévention des risques et tout le conseil juridique à l'établissement. Elle gère ensuite les délégations de signature et de pouvoir, les logements, et la modification des statuts et règlements intérieurs. Elle pilote les élections aux conseils de l'établissement et appuie les directions en charge des instances de gouvernance. Elle est enfin en charge de la dématérialisation des actes et process juridiques, de la protection des données personnelles, de l'accès aux documents administratifs, et des questions juridiques liées au patrimoine.Nous recherchons notre futur/future Chargé/e du Conseil d'Administration !

Le service a comme mission essentielle de veiller à la régularité des actes et du fonctionnement des instances décisionnaires et consultatives de l'établissement. Vous serez placé/e sous l'autorité directe du responsable du service et aurez comme mission essentielle d'assurer l'organisation administrative des Conseil d'Administration et Comité de pilotage.

Rejoignez-nous au sein d'Université Côte d'Azur, reconnue depuis 2016 pour son excellence scientifique et pédagogique, pour créer ensemble le modèle de l'université du 21ème siècle responsable et innovante.

Vos missions :

-Vous organiserez les séances des instances
-Vous élaborerez les dossiers techniques et participerez à la conception des supports de présentation en séance
-Vous veillerez à la cohérence du fonctionnement des instances (articulation avec les autres instances d'établissement comme le Comité social d'administration d'établissement (CSAE) et le Conseil académique)
-Vous organiserez le traitement des informations et demandes d'inscription de point à l'ordre du jour
-Vous effectuerez le reporting de son activité
-Vous contribuerez à l'élaboration de l'ordre du jour des séances des instances pour le soumettre au VP en charge du CA,
-Vous concevrez le rétroplanning des actions et échéances de chaque conseil,
-Vous assurerez la préparation et la diffusion des convocations,
-Vous collecterez et diffuserez (en direct et/ou via l'intranet dédié) les documents de travail,
-Vous assurerez durant les conseils le secrétariat de séance et l'enregistrement des votes,
-Vous rédigerez les procès-verbaux et assurerez la diffusion,
-Vous mettrez en forme, ferez vérifier et diffuserez les délibérations et décisions aux services et personnes concernées,
-Vous organiserez l'archivage des actes réglementaires des instances en gestion directe, à travers a mise en place d'un registre des délibérations pour que le service soit un point de référence.
Vous contribuerez à l'élaboration et au suivi du calendrier des instances coordonnées en veillant à la cohérence de l'inscription des points à l'ordre du jour et au cheminement des délibérations entre les instances consultatives et statutaires concernées. Il vous appartiendra également de concevoir (et assurer) le ou les schémas de diffusion des extraits des délibérations aux services et personnes concernées.

Sujétions particulières : Discrétion et loyauté professionnelles. Forte disponibilité selon le rythme institutionnel de l'établissement.