Chargé·e du Conseil d'Administration H/F - 06

Nous recherchons notre futur/future Chargé/e du Conseil d'Administration !
Le service a comme mission essentielle de veiller à la régularité des actes et du fonctionnement des instances décisionnaires et consultatives de l'établissement. Vous serez placé/e sous l'autorité directe du responsable du service et aurez comme mission essentielle d'assurer l'organisation administrative des Conseil d'Administration et Comité de pilotage.
Rejoignez-nous au sein d'Université Côte d'Azur, reconnue depuis 2016 pour son excellence scientifique et pédagogique, pour créer ensemble le modèle de l'université du 21ème siècle responsable et innovante.

Vos missions :
Vous organiserez les séances des instances
Vous élaborerez les dossiers techniques et participerez à la conception des supports de présentation en séance
Vous veillerez à la cohérence du fonctionnement des instances (articulation avec les autres instances d'établissement comme le Comité social d'administration d'établissement (CSAE) et le Conseil académique)
Vous organiserez le traitement des informations et demandes d'inscription de point à l'ordre du jour
Vous effectuerez le reporting de son activité
Vous contribuerez à l'élaboration de l'ordre du jour des séances des instances pour le soumettre au VP en charge du CA,
Vous concevrez le rétroplanning des actions et échéances de chaque conseil,
Vous assurerez la préparation et la diffusion des convocations,
Vous collecterez et diffuserez (en direct et/ou via l'intranet dédié) les documents de travail,
Vous assurerez durant les conseils le secrétariat de séance et l'enregistrement des votes,
Vous rédigerez les procès-verbaux et assurerez la diffusion,
Vous mettrez en forme, ferez vérifier et diffuserez les délibérations et décisions aux services et personnes concernées,
Vous organiserez l'archivage des actes réglementaires des instances en gestion directe, à travers a mise en place d'un registre des délibérations pour que le service soit un point de référence.
Vous contribuerez à l'élaboration et au suivi du calendrier des instances coordonnées en veillant à la cohérence de l'inscription des points à l'ordre du jour et au cheminement des délibérations entre les instances consultatives et statutaires concernées. Il vous appartiendra également de concevoir (et assurer) le ou les schémas de diffusion des extraits des délibérations aux services et personnes concernées.

Sujétions particulières : Discrétion et loyauté professionnelles. Forte disponibilité selon le rythme institutionnel de l'établissement.

Vous possédez :
La capacité à gérer votre activité dans un calendrier structuré et au sein d'un cadre de gestion complexe
La capacité à organiser et planifier votre travail en respectant des échéances et des délais contraints
La capacité à rendre compte de votre activité de manière claire et structurée
La capacité à présenter un travail en détaillant les différentes phases ayant conduit au résultat final
La capacité à identifier, formuler et faire remonter des questions, alertes ou difficultés rencontrées
Vous maîtrisez :
Les outils multimédia, informatiques et bureautiques nécessaires à l'exercice de vos fonctions
Les techniques de communication écrite et orale dans un contexte professionnel
Les logiciels spécifiques liés à votre champ d'activité
Vous êtes en capacité :
De tenir compte des besoins et contraintes exprimés par les interlocuteurs
De proposer des solutions adaptées aux situations rencontrées
De communiquer efficacement, aussi bien à l'écrit qu'à l'oral
De faire preuve d'autonomie dans l'organisation et la réalisation de vos missions
D'être force de proposition dans le développement et l'amélioration de votre fonction
De structurer méthodiquement votre travail afin d'atteindre les objectifs fixés
De hiérarchiser les tâches et définir des priorités
De respecter des délais contraints