Assistant·e Administratif·ve H/F - Accompagnement Promotion Insertion Api P

Depuis 1990, API Provence s'engage avec conviction pour faire du droit au logement un droit fondamental, accessible à toutes et tous.

Forte de plus de 200 collaborateurs engagés, notre association oeuvre au coeur de la région PACA pour accompagner les jeunes, les familles et les personnes en situation de précarité vers une insertion durable, grâce à l'habitat et à l'économie.

Avec un parc de plus de 2 500 logements, nous proposons des solutions adaptées à chaque parcours de vie, dans une démarche d'accueil, d'accompagnement et de solidarité.L'Association recherche un.e Assistant.e Administrative (H/F) en CDI poste basé à Nice pour la Direction de l'Innovation Sociale.

Acteur engagé de l'économie sociale et solidaire, notre association oeuvre au quotidien pour favoriser l'insertion et le développement des compétences. Au sein de la Direction de l'Innovation Sociale, nous développons des actions de formation et d'accompagnement à fort impact social.

Votre mission

Rattaché(e) à la Responsable des actions sociales ainsi qu'à la Coordinatrice formation, vous assurez un rôle clé dans le bon fonctionnement administratif du site et le suivi des activités.

Vous intervenez en appui des équipes et contribuez activement à la qualité des services proposés.
Vos principales responsabilités
Gestion administrative & organisation
Assurer l'accueil physique et téléphonique
Gérer le courrier et les documents administratifs
Traiter les dossiers administratifs (mise à jour, suivi, attestations.)
Participer aux réunions d'équipes et rédiger les comptes rendus
Gérer les absences et les convocations
Suivre les commandes et les stocks
Suivi des activités & reporting
Saisir et suivre les données statistiques et indicateurs
Assurer le reporting mensuel (tableaux de suivi)
Participer à la rédaction des rapports d'activité
Contribuer à l'amélioration continue (QUALIOPI)

Appui aux actions de formation
Préparer les entrées en formation et les tests de positionnement
Participer à la gestion des partenariats (prestataires externes)
Animer ponctuellement des ateliers thématiques
Communication & vie du site
Participer à la diffusion de l'information et à la promotion des activités

Votre profil
Formation & expérience
Bac +2 en secrétariat / gestion administrative
Minimum 3 ans d'expérience sur un poste similaire
Compétences clés
Excellent sens de l'organisation et rigueur
Aisance relationnelle et sens du service
Capacités rédactionnelles et esprit de synthèse
Maîtrise du Pack Office et outils informatiques
Capacité à travailler en équipe et en transversalité

Qualités personnelles
Adaptabilité et polyvalence
Adhésion aux valeurs du secteur associatif
Pourquoi nous rejoindre ?
Un poste polyvalent au coeur de projets à impact social
Un environnement collaboratif et engagé
La possibilité de contribuer activement à des actions d'insertion et de formation

Experience: Débutant accepté

Compétences: Gestion administrative du courrier,Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données

Qualification: Agent de maîtrise

Secteur d'activité: Action sociale sans hébergement n.c.a.

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.

• Gestion de l'emploi du temps
• Accueil de la clientèle
• Compétences rédactionnelles
• Traitement du courrier