Assistant·e de Direction H/F - Université Côte d'Azur

La Direction des affaires juridiques, institutionnelles et de la modernisation comporte 3 pôles :

-1 pôle contentieux et disciplinaire,
-1pôle des affaires institutionnelles
-1 pôle conventions et assurances.

La Direction est chargée de traiter l'ensemble des problématiques de droit rencontrées par l'établissement. Elle gère les contentieux, les conventions, la Section disciplinaire enseignants, le suivi des assurances, la prévention des risques et tout le conseil juridique à l'établissement. Elle gère ensuite les délégations de signature et de pouvoir, les logements, et la modification des statuts et règlements intérieurs. Elle pilote les élections aux conseils de l'établissement et appuie les directions en charge des instances de gouvernance. Elle est enfin en charge de la dématérialisation des actes et process juridiques, de la protection des données personnelles, de l'accès aux documents administratifs, de la sécurisation des marchés publics de travaux et des questions juridiques liées au patrimoine.

Nous recherchons notre futur/future Assistant/e de direction !

Rejoignez-nous au sein d'Université Côte d'Azur, reconnue depuis 2016 pour son excellence scientifique et pédagogique, pour créer ensemble le modèle de l'université du 21ème siècle responsable et innovante.

Vos missions :

-Vous prendrez en charge la rédaction de certains courriers, formalités et la préparation de documents/présentations en prévision de réunions ou d'instances.
-Vous suivrez des process de signature des actes administratifs pris par la Direction.
-Vous devrez gérer l'agenda, l'organisation des réunions et les éventuels déplacements de la DAJIM
-Vous serez en charge de la gestion du processus de facturation des prestataires en lien avec la DAJIM
-Vous viendrez en appui au suivi du budget de la Direction
-Vous gérerez des tableaux de suivi (courrier, contentieux, assurances)
-Vous devrez assurer le suivi des dossiers contentieux sur le Télérecours
-Vous instruirez et rédigerez les arrêtés de délégation de signature ou de pouvoir
-Vous assurerez l'envoi des arrêtés au contrôle de légalité
-Vous mettrez en ligne et communiquerez les documents produits par la Direction aux personnes et services intéressés-Vous contribuerez à l'organisation et à la tenue des sections disciplinaires
-Vous participerez au pilotage des élections aux conseils centraux, des composantes et des services
-Vous assurerez le secrétariat de la Commission des statuts et Comité électoral consultatif
-Vous réaliserez le suivi sur l'attribution des logements de fonction
-Vous assurerez les besoins opérationnels de la Direction : commandes de fournitures, suivi et réception des livraisons, réservation des billets d'avion, ordre de mission ...
-Vous serez en charge de la rédaction ponctuelle des procès-verbaux des instances (CA et COPIL)
-Vous assurerez le classement, la numérisation et l'archivage des dossiers suivis par l'équipe juridique
-Vous serez référent/e de la Démarche Qualité
-Vous participerez au réseau des Assistantes de Direction

Ce poste est fait pour vous si :

Vous avez une connaissance générale de l'environnement professionnel de l'Enseignement Supérieur et de la Recherche
Vous êtes à l'aise avec les techniques de communication, d'archivage et du modes de fonctionnement des administrations publiques
Vous connaissez les grands principes juridiques applicables aux élections et aux délégations de signature et de pouvoir dans les EPSCP
Vous êtes en capacité de mettre en oeuvre des procédures administratives, de réaliser des synthèses, de rédiger et mettre en forme des documents
Vous savez travailler en équipe, de façon transversale et avec réactivité
Vous savez évaluer et hiérarchiser les besoins et contraintes
Vous savez planifier et respecter les délais
Vous maîtrisez l'utilisation des outils bureautiques (Pack Office)
Vous êtes en capacité de faire preuve de rigueur, de fiabilité, de réactivité, d'initiative et de pédagogie

• Gestion de l'emploi du temps
• Traitement du courrier