Responsable du Service Accueil et Evénementiel H/F - Université Côte d'Azur

Valrose, c'est aujourd'hui le nom d'un campus universitaire parmi les mieux situés en France. Siège d'Université Côte d'Azur et campus Sciences et Ingénierie, le campus Valrose est desservi par les transports en commun, notamment par le tramway, et il est proche de la gare Nice-ville. En plein coeur urbain de Nice, le Parc Valrose est un magnifique domaine de 10 hectares, remarquable par la richesse de sa flore et la beauté de ses monuments. Ses spécificités historiques et patrimoniales font du campus Valrose un lieu exceptionnel.

Nous recherchons notre futur/future Responsable du service Accueil-Evénementiel !

Au sein du campus Valrose, parc classé qui abrite la gouvernance et les directions centrales d'Université Côte d'Azur, vous aurez pour mission de piloter l'accueil des publics, l'organisation et la coordination des événements, tout en garantissant la préservation du patrimoine.

Rejoignez-nous au sein d'Université Côte d'Azur, reconnue depuis 2016 pour son excellence scientifique et pédagogique, pour créer ensemble le modèle de l'université du 21ème siècle responsable et innovante.

Coordination et pilotage :

-Piloter l'activité d'accueil et de gestion des événements du campus.
-Coordonner les activités de soutien liées à l'accueil (physique et numérique) et à l'événementiel, en collaboration avec les autres services du campus (manutention, communication, sécurité, etc.).

Gestion des événements :

-Planifier et superviser l'organisation des événements (colloques, réunions institutionnelles, cérémonies, etc.) en assurant leur bon déroulement logistique, technique et administratif.
-Gérer les réservations des locaux (grand château, salles de réunion, espaces extérieurs du parc) et veiller à leur optimisation, en tenant compte des contraintes liées au classement du parc (règles d'usage, capacités, etc.).
-Assurer l'interface avec les prestataires externes (traiteurs, sociétés de sonorisation, sécurité privée, etc.) : négociation, suivi des contrats, validation des prestations, et évaluation de la qualité.
-Vérifier la conformité et la validité des lieux et installations (sécurité, accessibilité, normes ERP, respect du patrimoine classé) avant chaque événement.

Gestion administrative et financière :

-Suivre les crédits budgétaires alloués aux activités d'accueil et d'événementiel, en collaboration avec le service financier du campus (élaboration des prévisions, reporting, optimisation des coûts).
-Assurer le suivi administratif des personnels du service : plannings, absences, congés, formation des équipes.
-Encadrement hiérarchique de l'équipe du service

Relation usagers :

-Assurer l'accueil des usagers en garantissant une expérience de qualité, en cohérence avec l'image du campus et de ses valeurs.

Savoirs :

-Connaissances de la réglementation liée aux établissements recevant du public (ERP)
-Maitrise des outils de gestion budgétaire et des logiciels de réservation d'espaces
-Connaissances en matière de logistique générales
-Connaissances en techniques de management

Savoir-faire :

-Piloter l'organisation d'événements
-Coordonner des équipes pluridisciplinaires et gérer des relations avec des prestataires externes
-Élaborer et suivre un budget dédié, en collaboration avec le service financier
-Anticiper et gérer les situations d'urgence

Savoir-être :

-Rigueur, autonomie et sens de l'organisation
-Diplomatie, pédagogie et sens du service
-Résistance au stress et capacité d'adaptation face aux imprévus
-Leadership

• Accueil de la clientèle
• Logiciel de réservation
• Pédagogie
• Autonomie
• Organisation d'événements
• Management d'équipe
• Manutention
• Sens de l’organisation
• Capacité d’adaptation