Assistant Administratif H/F - 8-C

Dans le cadre du développement de nos activités, nous recrutons un(e) Assistant(e) Administratif(ve) Polyvalent(e) rattaché(e) directement à la Direction. Vous jouerez un rôle clé dans la gestion administrative quotidienne, en assurant un soutien efficace aux équipes et en facilitant la communication interne et externe. Vous serez responsable de la gestion des tâches administratives, de l'organisation des documents, et du maintien d'un environnement de travail fluide et organisé. Ce poste offre une expérience enrichissante dans un environnement professionnel stimulant, avec des responsabilités concrètes qui vous permettront de développer vos compétences en gestion administrative.

Vos missions :

1. Organisation & Appui à la Direction

Gestion des agendas et déplacements : Planifier les agendas de la direction, organiser les déplacements professionnels
Organisation des réunions : Coordonner les réunions internes, comités de direction et rendez-vous commerciaux, préparer les ordres du jour, rédiger les comptes-rendus et assurer le suivi des actions décidées.
Communication interne & externe : Assurer la circulation fluide des informations entre la direction, les équipes et les partenaires extérieurs ; rédiger et diffuser les supports et courriers de communication.
2. Gestion Administrative & Système d'Information

Assurer le traitement et le suivi rigoureux des dossiers administratifs en cours.
Veiller à la mise à jour, à la complétude et à la qualité des données dans nos outils informatiques.
Optimiser le classement, la traçabilité et l'archivage numérique des documents.
3. Support Commercial & Financier

Appui au développement : Mener des recherches opérationnelles stratégiques (recherche de nouveaux bureaux, sélection et comparaison de prestataires).
Analyse des ventes : Établir des comparatifs d'activité et de performances de ventes à dates régulières.
Suivi financier : Participer au diagnostic financier à travers l'étude et le contrôle des coûts par centre de profit.
Tableaux de bord : Élaborer et actualiser des tableaux de bord et reportings spécifiques (ex. suivi d'indicateurs précis tels que les primes, l'activité commerciale ou le suivi des connexions FAD).
4. Contrôle des Processus RH

Contrôle & conformité RH : Contrôler la bonne exécution des processus administratifs salariés (dossiers individuels, conformité des pièces administratives).
Gestion du temps : Centraliser, actualiser et vérifier les plannings du personnel ainsi que le suivi des présences et des absences.
Profil recherché

Expérience : Première expérience réussie en assistanat de direction, assistanat administratif polyvalent ou assistanat de gestion.
Compétences techniques : Maîtrise des outils bureautiques (Pack Office, notamment Excel pour les tableaux de bord et Word, ainsi que Google Workspace / Drive).
Aisance rédactionnelle : Excellente orthographe et rigueur dans les écrits professionnels.
Savoir-être :
Sens aigu de l'organisation, rigueur et réactivité
Sens des priorités et anticipation
Autonomie, discrétion et respect de la confidentialité
Aisance relationnelle, diplomatie et respect scrupuleux des procédures internes
Lieu du poste : En présentiel

Experience: 2 An(s)

Compétences: Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données,Effectuer un reporting régulier à la hiérarchie,Organiser des réunions et rédiger les comptes rendus,Réalise le traitement administratif de dossiers (frappe de courriers, mise en forme de documents, etc.),Veiller au respect des échéances administratives

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Formation continue d'adultes

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de contrôle de soi : Capacité à garder le contrôle de soi pour agir efficacement face à des situations irritantes, imprévues, stressantes.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.

• Gestion de l'emploi du temps
• Orthographe
• Sens du relationnel
• Reporting
• Logiciels bureautiques
• Analyse des ventes
• Autonomie
• Excel
• Compte-rendu
• Pack Office
• Word
• Traitement du courrier
• Système d'information
• Réactivité