Chargé de Coordination Programmes Graduate H/F - IPAG

Missions :
- Le/La Chargé(e) de coordination assiste le Coordonnateur pédagogique ou le responsable de programme dans l'organisation et le suivi administratif des programmes relevant de son périmètre.
- Il/Elle contribue au bon déroulement des parcours, à la qualité du suivi des étudiants et des intervenants, à la fiabilité des données et au respect des procédures internes. Pour les programmes préparant à une certification RNCP, il/ elle participe au suivi opérationnel des exigences définies par l'organisme certificateur.
- En l'absence du Coordonnateur pédagogique, il/ elle assure la continuité des activités courantes, dans le respect des consignes et procédures établies.

Hiérarchie :
Placé sous l'autorité hiérarchique principale du Coordonnateur pédagogique ou du Responsable de programme de référence.

Activités :
Dans le respect du règlement pédagogique de l'Ecole et des normes et procédures définies en interne :
- Assister le Coordonnateur pédagogique dans l'organisation quotidienne des programmes et le suivi des calendriers, groupes, plannings et échéances ;
- Gérer les boîtes mails de coordination en apportant une réponse dans un délai maximum de 48h ;
- Assurer le suivi administratif des étudiants : intégration, absences, justificatifs, demandes courantes, situations individuelles et remontées des alertes au Coordonnateur pédagogique ;
- Assurer la relation opérationnelle avec les intervenants : diffusion des informations, collecte des documents pédagogiques, relances et préparation des réunions;
- Participer à l'organisation des cours, évaluations, rattrapages, soutenances et jurys, convocations, listes, salles ou classes virtuelles, documents, résultats et archivage des pièces nécessaires ;
- Participer au suivi administratif des stages, alternances, rapports et soutenances professionnelles, en lien avec les services concernés ;
- Gérer les outils de suivi et les espaces numériques relevant du programme : groupes, accès, dépôts, communications, données de scolarité et tableaux de bord ;
- Participer à la gestion et au suivi des obligations liées au partenariat avec l'organisme certificateur : suivi des échéances, préparation et transmission des documents et données attendus, contrôle de la complétude des pièces, préparation des éléments nécessaires aux jurys ;
- Contribuer au suivi des enquêtes qualité, réunions de délégués, actions d'amélioration continue, audits et collecte des données nécessaires aux démarches qualité et d'accréditation ;
- Être garant de la satisfaction des étudiants dans le périmètre des programmes définis.

Cette fiche n'est pas exhaustive, le/la Chargé(e) de coordination pourra effectuer, dans le cadre de ses fonctions, d'autres tâches liées à un accroissement d'activité à la demande de sa hiérarchie.

Profil / Compétences :
- Bac +2 minimum, avec une expérience dans l'enseignement supérieur, la formation ou la coordination administrative ;
- Maîtrise du Pack Office, notamment Excel ; connaissance d'un ERP, d'un LMS et des outils de visioconférence ;
- Aisance avec les outils numériques et les environnements de formation à distance ;
- Niveau d'anglais B2 ;
- Rigueur, sens de l'organisation, fiabilité dans le suivi des données et des procédures ;
- Bon relationnel, capacité à gérer plusieurs interlocuteurs et à travailler en équipe ;
- Discrétion, respect de la confidentialité et capacité à alerter en cas d'anomalie ou de situation sensible.

Experience: 2 An(s)

Langues: Anglais souhaité

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Enseignement supérieur

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.

• Anglais
• Logiciels bureautiques
• Excel
• Pack Office
• CMS e-learning
• Sens de l’organisation
• Empathie